Intern Reglement

Opmerking: Intern reglement herzien en goedgekeurd op 17 februari 2023.

Geldend voor alle leden van De Vredekring – De Roosjes vzw

Inleiding:       Dit reglement is gekoppeld aan de Statuten van de vereniging met belangeloos doel

“De Vredekring – De Roosjes” vzw verschenen in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Art. 1: Soort vereniging
De Vredekring – De Roosjes is een vereniging met belangeloos doel, aangesloten bij VLAMO vzw (Vlaamse amateurmuziekorganisatie), VTSF vzw (Vlaamse Twirling Sport Federatie),  BTSF vzw (Belgian Twirling Sport Federation) en NBTA BELGIUM vzw (National Baton Twirling Association).
Deze vereniging is als dusdanig onderworpen aan de wetgeving op de vzw’s.

Art. 2: Samenstelling van het bestuursorgaan

Het bestuursorgaan wordt, bij geheime stemming (indien gevraagd), verkozen door de aanwezige vaste leden tijdens de algemene vergadering voor een periode van 4 jaar. Na 4 jaar is elk bestuurslid opnieuw verkiesbaar. Om in aanmerking te komen voor een bestuursfunctie moet men meer dan 1 jaar lid zijn, meerderjarig zijn en zijn schriftelijke kandidatuur richten aan de Secretaris.

Art. 3: Wie is stemgerechtigd

Stemgerechtigd zijn alle vaste leden van de vzw die de leeftijd van 16 jaar bereikt hebben.  
Alle vaste en toegetreden leden, ingeschreven op de officiële ledenlijst bij het secretariaat van de vereniging, worden beschouwd als leden van de vzw.                       

Art. 4: Verkiezingen & vergaderingen

Voor geldige verkiezingen van het bestuursorgaan en bestuursvergaderingen, met uitzondering van de door de wet en de statuten voorziene gevallen, worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.

Art. 5: Plichten van het bestuurorgaan
5.1:     Het bestuursorgaan moet de gelden en materialen van de vereniging beheren als een goede huisvader.
5.2:     Alle financiële middelen worden aangewend voor de verdere materiële en professionele uitbouw van de vereniging en haar leden.
5.3:     Het bestuursorgaan is verplicht verantwoording af te leggen aan de Algemene vergadering
           (minstens 1x per jaar) over het beheer van de vereniging. Het bestuursorgaan moet jaarlijks de volledige
           financiële boekhouding met jaarrekening voorleggen en na goedkeuring de jaarrekening neerleggen op
           de Ondernemingsrechtbank van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, Vlaams Gewest.
5.4:     Bij ontbinding van de verenging moeten de gelden en middelen ter beschikking gesteld worden van een nader te bepalen sociaal doel of een vereniging met gelijkaardig belangeloos doel

5.5:      a. Taken van de voorzitter, bijgestaan door de algemene coördinator:

Samenstellen van de agenda en leiden van de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering.
Toezicht op de algemene coördinatie van de sportieve en andere activiteiten van de vereniging.
Coördineren van de activiteiten in het kader van de Integrale Kwaliteitszorg binnen de werking van de vereniging.
Toezien op de naleving van de voorschriften betreffende het gebruik van de trainingsinfrastructuur opgelegd door de opzichters. (Rookverbod, Orde en tucht, Verbod eten & drinken, enz.) Zorgt voor voorlichting m.b.t gang van zaken binnen de vereniging.

1. Taken van de ondervoorzitter
   Vervangen van de Voorzitter & de secretaris (bij afwezigheid en / of non-beschikbaarheid).
   Bijhouden van de Statuten en het Intern Reglement van de vereniging.
   Iedere aanvraag tot wijziging ervan onderzoeken, adviseren en voorleggen aan het bestuursorgaan
   De genomen beslissingen tot wijziging ervan verwerken.
   Zal ten gepaste tijde alle nodige acties ondernemen om de subsidiedossiers in te vullen en tijdig in te dienen bij de diverse instanties.
2. Taken van de penningmeester
   Verantwoordelijk voor, en instaan voor de financiële werking van de vereniging.
   Bijhouden van een correcte en transparante boekhouding volgens de richtlijnen van de wet op de vzw.
   Zorg dragen voor de correcte inning van de lidgelden van alle leden. (Zie Art. 10)
   Binnen de voorziene termijn betalen van alle facturen, onkosten, inschrijvingsgelden voor de wedstrijden, lidgeld voor de federaties, huurgeld van de trainingslocaties,…
   Zal toezien dat de onkosten voor de aanschaf van de kledij door alle leden volledig betaald worden.
3. Taken van de secretaris:
   Instaan voor de administratie voor het bestuursorgaan en de vereniging.
   Verzorgen van alle uitgaande correspondentie.
   Vergaderingen van het Bestuursorgaan en de algemene vergadering
   Verspreiden van de agenda, tijdig verwittigen (tenminste 15 dagen voor) van de leden van datum, uur, plaats en agenda van de diverse vergaderingen.
   Opstellen, verspreiden en bijhouden van de notulen van de Vergaderingen
   Ledenlijsten & wedstrijden
   Opmaken en bijhouden van de ledenlijst en overmaken aan het secretariaat van de federaties waarbij de vereniging aangesloten is.
4. Taken van de algemeen coördinator:
   Bijstaan van de voorzitter in uitvoering van zijn/haar taken, zie para 5a.
   Zal als aanspreekpunt tussen het bestuur en alle leden fungeren.
   Zal regelmatig (minstens 4 x per jaar), op momenten wanneer het noodzakelijk blijkt, vergaderingen met de lesgevers beleggen en hiervan notulen opstellen en overmaken aan het bestuur.
   Zal instaan voor de inschrijvingen van de wedstrijden, workshops,…
   Zal kandidaturen van lesgevers onderzoeken en de weerhouden kandidaten voorleggen aan het bestuur.
   Stelt in samenspraak met het bestuursorgaan de activiteitenkalender op.
   Op het vlak van interne communicatie, dient een aanspreekpunt te zijn voor alle leden, hun ouders en de sympathisanten van de vereniging. Zal tevens alle informatie aan deze personen doorgeven.
   Op het vlak van externe communicatie, verzorgt alle contacten met de specifieke organen binnen de federaties waarbij de vereniging is aangesloten, bestuur-technische commissies-atletencommissies,…
   Zorgt voor interne vorming door de organisatie van specifieke sporttechnische vormingsmomenten.
   Zal voorstellen voor aankoop van nieuw materiaal voorleggen aan het bestuur.
   Instaan voor de opvang en de begeleiding van de nieuwe leden en doorverwijzen naar de respectievelijke lesgevers.
5. Specifieke taken van de jeugdcoördinatoren:
   Zullen in samenspraak met alle trainers en lesgevers erop toezien dat ten allen tijde een jeugdvriendelijk trainingsbeleid gevoerd zal worden.
6. Taken van de lesgevers (Twirling, Cheerleading):
   Delen, in samenspraak met de algemeen coördinator, de atleten in duo’s, teams en groepen in. Nemen de eindbeslissing als er niet tot overeenstemming kan gekomen worden en brengen het bestuur hiervan op de hoogte.
   Voeren overleg met de leden van het bestuur en de ouders over de deelname als solist van de atleten van de club.
   Zullen toezien op de staat van de pantoffels (cougars), sticks, maillots van hun atleten bij wedstrijden.
   Zorgen voor opvang, inschrijving en voorlichting m.b.t gang van zaken binnen de vereniging van nieuwe atleten en hun ouders
   Rapporteert aan het Bestuursorgaan over sportieve evolutie van de atleten gedurende het seizoen.
   Dragen zorg voor de uitvoering van het jeugdleerplan van de club.
   Zorgen voor de uniformiteit binnen de duo’s, teams en groepen.
   Instaan voor de opleiding van de nieuwe leden.
7. Taken van de verantwoordelijke van de Drumband en de Harmonie:
   Instaan voor de netheid en de goede staat van alle instrumenten en het materiaal.
   Tijdens optredens, toezien op de correcte kledij van ALLE leden. (Optredende & Sympathisanten)
   Tijdens optreden en trainingen, verantwoordelijk voor het onberispelijk gedrag van ALLE leden.
   Instaan voor de opleiding van de nieuwe leden voor het showkorps en de harmonie.
8. Taken van de leden van de diverse Werkgroepen:
   Zullen op zeer regelmatige basis samenkomen onder leiding van de Voorzitter van hun werkgroep.
   Alle voorstellen vanuit het bestuur, leden van de vereniging, ouders, enz. zullen deskundig onderzocht worden. Een advies desbetreffend zal aan het bestuur overgemaakt worden voor verdere verwerking.

Art. 6: Rechten van het bestuursorgaan
6.1       Het bestuursorgaan kan, naargelang de financiële toestand van de vereniging, beslissen financiële steun
            en/of materiële tussenkomsten te voorzien voor de aangesloten leden.
6.2       De materiële eigendommen van de vereniging kunnen verhuurd worden aan andere verenigingen
            mits betaling van de afgesproken huurprijzen.
6.3       Het bestuursorgaan kan leden van de vereniging sanctioneren indien zij zich niet houden aan het
           afgesproken intern reglement. De algemene vergadering kan leden van de vereniging uitsluiten indien
           zij zich niet houden aan het  afgesproken intern reglement. Een 2/3 meerderheid van de stemmen is
           vereist voor het sanctioneren en het uitsluiten van een lid.

• Het bestuursorgaan is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen of diefstal tijdens activiteiten of andere manifestaties.

Art. 7: Plichten van de leden:
7.1:      Van alle leden wordt verwacht dat zij zich 100 % inzetten om mee te werken aan de verdere uitbouw
            van de vereniging.
7.2:      Van alle leden wordt verwacht dat zij meewerken aan alle manifestaties waaraan de vereniging
            deelneemt of organiseert, zoals trainingen en repetities, wedstrijden, vormingsdagen, …..
            De leden zullen minstens 10 minuten voor de aanvang van deze activiteiten op de afgesproken plaats
            aanbieden. Eventuele afwezigheden (uitzonderlijk) dienen vooraf gemeld te worden aan de algemeen
            coördinator.
7.4       Alle leden van de vereniging dienen zich strikt te houden aan de algemene wedstrijdreglementen en de specifieke reglementen per wedstrijd en van de overkoepelende organen waarbij deze vereniging aangesloten is.
7.5       Alle leden en sympathisanten zullen zich ten allen tijde onberispelijk en correct gedragen tijdens alle
            activiteiten van de vereniging.
7.6       Tijdens de trainingen, repetities zijn enkel bestuursorgaan, lesgevers en atleten toegelaten in de zaal.
7.7       Voor alle problemen, suggesties, enz. kan ik mij ten allen tijde tot de algemeen coördinator wenden.

7.8       Continu zorg dragen voor het aan hun ter beschikking gestelde materiaal.
7.9       Betalen van de kosten bij ontvangst van de voorgeschreven kledij en continu zorgen voor de onberispelijke staat ervan.

Art. 8: Plichten van de lesgevers / verantwoordelijke Drumband & Harmonie:

8.1       De lesgevers zijn belast met het opstellen, toepassen en controleren van het totale technische beleid.
            Zij zijn de bindende factor m.b.t de coördinatie van de dagelijkse gang van zaken en zoeken oplossingen
            voor de meest voorkomende sportieve en muzikale problemen.

8.2       De lesgevers zullen hun taken, zie para 5 f & g, nauwgezet uitvoeren.

Art. 9: Rechten van de leden
9.1       Alle leden hebben het recht alle administratie, ook de financiële, bijgehouden door het bestuur,
            te allen tijde in te zien. (Na afspraak)

9.2       Alle leden, ongeacht hun sociale status of religieuze overtuiging, hebben recht op een identieke behandeling.
9.3       Alle leden hebben recht op een opleiding, vorming,… aangepast aan hun niveau.
9.4       Vrijheid van meningsuiting en goede open communicatie staat hoog in het vaandel.
            Eventuele knelpunten kunnen altijd via de algemeen coördinator aan de bevoegde personen overgemaakt          worden.

Art. 10: Inning van de lidgelden
10.1     Het lidgeld wordt jaarlijks herzien en is sedert 16 oktober 2015 vastgesteld op € 25 per jaar / per lid.

10.2     Elk lid dient ten laatste op 1 maart zijn lidgeld voor het lopende jaar betaald te hebben.
Uitzonderlijk zal maandelijkse betaling van het lidgeld (2,5 €) toegestaan worden. Deze betaling dient voor de 10^de van de lopende maand te gebeuren. Indien nodig kan, in samenspraak met het bestuur, nog een ander individueler betalingsplan uitgewerkt worden. De penningmeester zal strikt toezien op het naleven van deze regels en eventuele problemen aan het bestuur melden.

10.3     De leden zullen bij de eerste betaling van het lidgeld een exemplaar van het intern reglement ontvangen.

Art. 11: Sancties
11.1     Bij niet naleving van de statuten en het daaraan verbonden intern reglement zullen sancties genomen worden zoals bepaald in art 6.

Art. 12: Algemeen
12.1     Alle gevallen die niet voorzien zijn in dit intern reglement vallen onder de bevoegdheid van het bestuursorgaan van de vereniging.
12.2     Het bestuursorgaan is bevoegd om te allen tijde wijzigingen aan te brengen aan het intern reglement mits voorlegging aan en goedkeuring door de algemene vergadering.